Pentingnya Penggunaan ERP bagi Perusahaan
Apa yang dimaksud dengan ERP? Pengertian ERP adalah suatu konsep untuk membuat perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan yang meliputi dana, mesin, SDM, waktu, material, dan kapasitas.
Enterprise Resource Planning terdiri dari tiga elemen penting, yaitu:
- Enterprise (perusahaan/ organisasi)
- Resource (sumber daya)
- Planning (perencanaan)
Manfaat ERP (Enterprise Resource Planning)
Penggunaan ERP dalam perusahaan akan memudahkan proses koordinasi bisnis secara keseluruhan. ERP bisa dipakai untuk integrasi dan otomatisasi berbagai proses bisnis, membagi basis data yang umum dan praktik bisnis melalui enterprise, serta menghasilkan informasi yang real-time.
Secara umum, berikut ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan ERP (Enterprise Resource Planning) pada suatu perusahaan:
- Sistem ERP akan mempermudah proses pengendalian dan pemantauan proses bisnis. Selain itu, ERP akan memberikan wawasan yang luas bagi pembuat keputusan dan membantunya dalam melakukan prediksi dan mengambil keputusan yang lebih baik.
- Fungsi otomatisasi yang dimiliki oleh ERP akan menjamin aliran informasi dapat tersalurkan dengan baik. Dengan begitu, maka proses bisnis dapat berjalan lebih sederhana dan responsif.
- Sistem ERP dapat mempersatukan banyak unit dalam ekosistem perusahaan. Dengan begitu, maka ekosistem perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.
- Dengan adanya sistem ERP, maka perusahaan yang sedang berkembang dapat beradaptasi dan lebih fleksibel dengan semua kebutuhan di masa mendatang.
Keuntungan Menerapkan ERP
Seperti yang sudah disebutkan di atas, penerapan ERP pada perusahaan akan memberikan banyak keuntungan. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang didapatkan suatu organisasi dengan menerapkan ERP:
1. Integrasi Bisnis & Akurasi Data
ERP memiliki sistem yang terdiri dari beberapa modul dan sub modul yang bisa mewakili suatu komponen bisnis. Ketika suatu data dimasukkan ke dalam suatu modul (misalnya data penerimaan material) maka modul-modul yang lain seperti “pembayaran dan “persediaan” akan diperbaharui secara otomatis dan real-time.
Input data tersebut hanya perlu dilakukan sekali, yaitu pada saat transaksi berlangsung. Dengan begitu, proses kerja dapat lebih cepat dan mengurangi kemungkinan kesalahan input data.
2. Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Dalam sistem ERP terdapat alat-alat pendukung untuk mengambil keputusan terbaik, misalnya alat simulasi dan perencanaan. Dengan alat-alat tersebut maka pihak manajemen dapat memanfaatkan setiap sumber daya dengan lebih tepat.
Sistem ERP juga dapat membantu membuat dan menyajikan laporan standar yang dibutuhkan oleh manajemen, serta dapat diakses kapan saja ketika dibutuhkan.
3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Sistem ERP juga bisa membuat proses aktivitas rutin menjadi lebih efektif dan efisien. Misalnya proses pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Semua proses tersebut dapat berjalan lebih cepat dan sederhana.
4. Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP dibuat dengan standar Internasional yang kemudian diadopsi oleh perusahaan yang menerapkannya. Dengan sistem ERP, maka proses kerja menjadi lebih terstruktur dan tidak tergantung pada pekerja tertentu saja.
- Hemat Biaya
Manfaat terbesar dari implementasi sistem ERP adalah dapat menghemat keuangan perusahaan. Dengan mengotomatisasi pekerjaan secara sederhana dan berulang, Anda dapat meminimalisir kesalahan dan menambah tenaga kerja agar pertumbuhan bisnis berjalan lebih cepat.
Perusahaan yang memiliki banyak cabang dapat menghemat pengeluaran dan mengoptimalkan seluruh sumber daya dari tenaga kerja, inventory hingga aset. Dengan ERP, perusahaan bisa dengan cepat melihat value proposition dari sebuah software yang mereka beli.
- Alur Kerja Jelas
Software ERP memberikan kemudahan bagi karyawan dan perusahaan untuk melihat alur kerja, informasi dan data dalam satu tempat. Karyawan memiliki akses ke sistem serta dapat melihat status proyek dan kinerja berbagai fungsi bisnis yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Bagi manajer dan pimpinan perusahaan, alur kerja yang jelas dan terlihat ini sangat penting karena prosesnya akan lebih cepat daripada harus mencari dokumen dan terus meminta update dari rekan kerja lain.
- Pelaporan dan Analisis
Data akan berguna kalau perusahaan bisa menganalisis dan memahaminya, sistem ERP membantu dalam pelaporan dan analisis data di setiap fungsi bisnis.
Solusi utama memiliki tools pelaporan dan analisis yaitu user tidak hanya bisa melacak KPI (Key Performance Indicator), tetapi juga bisa menampilkan metriks atau perbandingan yang ingin Anda lihat.
ERP mengintegrasikan hampir seluruh fungsi bisnis, dengan ini Anda bisa memahami bagaimana perubahan atau masalah pada satu departemen bisa mempengaruhi departemen lain di perusahaan lain.
- Insight Bisnis
Karena ERP bisa mengakses data dari seluruh fungsi bisnis yang dimiliki perusahaan, sistem ERP bisa menunjukkan bagian mana yang berdampak dan memberikan insight bisnis yang luas.
Manfaat ERP dalam hal ini dapat memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik karena memiliki akses mudah ke semua data yang relevan.
- Patuh Aturan dan Keamanan Data
Standar pelaporan keuangan dan keamanan data biasanya sudah diatur oleh pihak tertentu dan bisa mengalami perubahan. Bahkan untuk setiap industri bisnis pun sering berubah terkait dua hal ini. ERP dapat membantu perusahaan Anda memiliki data yang aman dan patuh terhadap peraturan.
Manfaat ERP adalah dapat mengetahui jejak audit dengan mentracking setiap transaksi, termasuk kepatuhan pada workflow yang memerlukan persetujuan. Selain itu, software ERP dapat mengurangi kesalahan terkait otomatisasi karena menyediakan laporan keuangan yang sudah sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku.
- Manajemen Risiko
Manfaat ERP ternyata juga dapat mengurangi risiko untuk masalah yang mungkin akan ditemui oleh berbagai departemen perusahaan. Software ERP dapat diakses oleh karyawan yang sudah ditentukan, jadi tidak bisa orang lain yang tidak memiliki persetujuan menggunakannya.
Data yang lebih akurat mencegah kesalahan yang bisa mengakibatkan hilangnya penjualan atau denda. Selain itu, Anda bisa melihat status seluruh operasional sehingga bisa lebih cepat menangani risiko dari masalah bisnis.
- keamanan data
Vendor ERP memahami bahwa sistem perusahaan Anda menyimpan data penting, sehingga mereka memiliki cara untuk memastikan keamanan data tersebut.
Ini wajib dilakukan karena zaman sekarang cyber attack semakin meningkat. Khusus software ERP berbasis cloud, menggunakan protokol keamanan yang handal untuk memastikan perusahaan Anda tidak menjadi korban cyber attack.
- Kolaborasi
Salah satu manfaat ERP adalah meningkatkan efektifitas bisnis, ini dapat diwujudkan dengan kerja sama antara karyawan.
ERP memudahkan untuk berbagi informasi seperti penjualan dan keuangan antara tim, karyawan dapat diberi akses yang sesuai ke data yang berhubungan dengan departemen mereka.
- Skalabilitas
Sistem ERP yang tepat akan dapat terukur dan fleksibel untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda pada saat ini dan masa mendatang saat perusahaan semakin berkembang.
Sistem cloud dapat beradaptasi dengan perubahan operasional ketika data yang dimiliki oleh perusahaan dan permintaan aksesnya meningkat.
- Fleksibilitas
Meskipun software ERP membantu bisnis mengikuti metode terbaik, tetapi juga menawarkan fleksibilitas untuk mendukung proses dan tujuan bisnis Anda.
Administrator bisa membuat workflow khusus perusahaan dan membuat laporan otomatis untuk berbagai departemen. ERP dapat meningkatkan inovasi perusahaan dan kreativitas karyawan.
- Kustomisasi
Meskipun sebagian besar perusahaan menemukan bahwa ERP modern mendukung bisnis mereka, ternyata beberapa perusahaan perlu menambahkan fungsionalitas pada software. Sebenarnya ERP hadir untuk memberikan solusi terbaik bagi seluruh fungsi bisnis dari ribuan perusahaan, sehingga memunculkan kustomisasi.
Kalau Anda memiliki banyak proses, carilah sistem ERP yang dapat dikostumisasi oleh staf IT dengan menuliskan coding untuk menambahkan fitur yang diperlukan atau dapat diintegrasikan dengan software lama.
MASERP menawarkan software ERP yang dapat di custom sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Manajemen Pelanggan dan Partner
Terakhir, manfaat ERP bagi perusahaan adalah dapat memperkuat hubungan antara pelanggan dan partner.
Ini dapat memberikan insight mengenai supplier, partner pengiriman barang dan pihak lainnya. Dari urusan pelanggan, ERP dapat melacak respon survey, tiket support, pengembalian dan hal lain sehingga perusahaan bisa memantau kepuasan pelanggan.
Contoh ERP (Contoh Modul ERP)
Proses bisnis dapat didukung dengan memakai sistem ERP. Berikut ini adalah beberapa modul utama dalam proses bisnis yang dapat dikelola oleh sistem ERP:
1. Sales Order Processing
Semua organisasi komersial mendapatkan keuntungan dan sumber daya dari penjualan mereka. Sistem ERP memiliki modul penjualan yang dapat menerapkan fungsi penempatan pesanan, penjadwalan pesanan, pengiriman, dan invoice/ faktur.
2. Purchasing
Sistem ERP memiliki modul pembelian yang dapat mempercepat proses pembelian bahan baku dan perlengkapan lain yang dibutuhkan. Sistem tersebut melakukan otomatisasi proses identifikasi calon pemasok, negosiasi harga, pembelian, dan proses penagihan.
3. Production Planning
Modul produksi berguna untuk membantu merencanakan dan mengoptimalkan kapasitas produksi, suku cadang, komponen, dan sumber daya material. Hal ini dapat dilakukan karena dalam modul tersebut ada data produksi historis dan perkiraan penjualan.
4. Financial Accounting
Modul financial accounting pada sistem ERP merupakan inti dari semua sistem yang terdapat pada software ERP. Di dalam modul ini semua data keuangan dikumpulkan dari berbagai departemen functional, lalu akan menghasilkan sebuah laporan keuangan.
5. Human Resources
Modul Human Resources pada sistem ERP dapat membantu mengelola sumber daya manusia dan modal manusia. Modul HR ini secara berkala memeriksa kelengkapan basis data karyawan, termasuk informasi kontak, rincian gaji, absensi, evaluasi kinerja, dan promosi.
Penerapan sistem ERP sudah menjadi kebutuhan para pelaku bisnis Anda bisa menggunakan jasa penerapan ERP dari PT. Wesclic Indonesia Neotech merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Teknologi Informasi, dengan fokus usaha pada Pembuatan, Pengembangan dan Penerbitan produk teknologi dengan solusi neo-technology tepat guna.
12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu! (mas-software.com)
Pengertian ERP Adalah, Karakteristik, Manfaat, dan Keuntungan ERP (maxmanroe.com)
Recent Post
-
10 Software House Terpercaya di Indonesia untuk Solusi Digital Bisnis Anda
-
Mengapa Software House Penting untuk Bisnis yang Ingin Go Digital?
-
Keunggulan Software House dalam Pengembangan Website Custom untuk Bisnis
-
Mengenal Software House: Layanan Lengkap untuk Bisnis Digital Anda
-
Mengapa Keamanan Web App Sangat Penting dan Bagaimana Memilih Software House yang Tepat
-
Mengenal Software House: Solusi Tepat untuk Pembuatan Web App Custom
-
Tren Teknologi Web App 2024: Inovasi Terkini yang Ditawarkan oleh Software House
-
Bagaimana Software House Membantu Transformasi Digital Bisnis Anda melalui Web App
