Apakah itu Petty Cash? Kamu datang ke artikel yang tepat! Artikel ini akan membahas pengertian Petty Cash, tujuan, fungsi, persyaratan, dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan Petty Cash.

Pengertian Petty Cash

Tahukah kamu, “Petty” itu aslinya dari kata Perancis “Petit” yang artinya kecil. Maka Petty Cash diartikan sebagai Kas Kecil yang mana dana itu rutin disesuaikan. Semua transaksi di Petty Cash tercatat rapi di laporan keuangan. Di perusahaan-perusahaan besar, biasanya tiap departemen punya dana kas kecil sendiri, lho.

Dana kas kecil digunakan di kantor untuk melakukan pembelian secara cepat. Sifatnyajuga darurat. Misalnya untuk perlengkapan kantor. Dana Petty Cash juga bisa digunakan untukpembelian darurat untuk mengatasi masalah atau bug yang perlu diselesaikan segera.

Petty Cash juga bisa digunakan untuk mengganti dana karyawan untuk keperluan kerja. Sifat Petty Cash ini fluid, cepat, dan praktis! Tapi, karena bentuknya tunai, jadi harus ekstra hati-hati supaya tidak hilang dan tidak disalahgunakan. Sehingga, perlu diawasi dan diatur dengan baik supaya saldo dan pengeluarannya tetap seimbang.

Tujuan Petty Cash

Petty cash adalah salah satu instrumen keuangan yang umumnya dimiliki oleh perusahaan. Tujuannya adalah sebagai berikut:

Mengurus biaya-biaya kecil yang sering muncul dalam operasional sehari-hari perusahaan.
Menyediakan metode pembayaran efisien untuk pengeluaran kecil darurat.
Memungkinkan staf untuk memberikan layanan terbaik, termasuk kepada manajemen perusahaan.
Mengurangi risiko kesalahan dalam pembayaran dengan memisahkan transaksi kecil dari transaksi besar dalam catatan keuangan.
Meningkatkan kecepatan dalam mengambil keputusan ketika ada masalah yang tidak terduga.
Memberikan kemudahan bagi manajemen untuk mengakses dana secara cepat untuk kebutuhan yang tidak terencana.

Fungsi Petty Cash

Fungsi dari kas kecil atau petty cash adalah sebagai berikut:

Menangani biaya-biaya kecil yang sering muncul di kantor, seperti membeli perlengkapan sehari-hari.
Membuat sistem pembayaran jadi lebih murah meriah, sebab untuk bayar hal-hal yang nominalnya tidak terlalu besar dan sifatnya mendadak.
Mengurangi kesalahan distribusi atau alokasi pembayaran. Yang mana, skala transaksi yang besar dan kecil tidak akan tertukar karena ada di pembukuan yang berbeda. salah paham dalam pembayaran.
Mempercepat proses pengambilan keputusan jika ada isu yang tidak diduga.
Mempermudah pimpinan jika memerlukan dana darurat atau yang tidak direncanakan dari awal.

Persyaratan Petty Cash

Petty cash memang punya sifat yang fleksibel dan mudah digunakan. Namun jangan salah, tidak semua orang bisa ambil dan menggunakan dana di petty cash sesuka hati.

Umumnya, perusahaan punya peraturan dan sistem yang ketat untuk mengelola Petty Cash. Di banyak perusahaan, pengelolaan dana Petty Cash dipegang oleh bagian keuangan. Pengelolaan dana Petty Cash ini yang harus disetujui oleh pengelola Petty Cash.

Orang yang mengatur Petty Cash ini mempunyai tanggung jawab atas laci Petty cash dan membuat entri akuntansi atau catatan keuangannya benar. Mereka juga yang akan distribusi dana Petty Cash dan mengumpulkan nota atau bukti pembayaran yang ada hubungannya dengan Petty Cash.

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Petty Cash

Walaupun jumlah uang yang di Petty Cash mungkin kecil, tapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan krusial yang harus diperhatikan.

Penggunaan dan pengelolaan kas kecil memerlukan perhatian khusus karena meskipun nilainya mungkin kecil, tetapi dapat memiliki dampak yang besar terhadap keuangan dan operasional perusahaan jika tidak ditangani dengan benar.

Maka berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan.

Pastikan Jumlahnya Tepat!

Saat mengatur jumlah dana kas kecil, penting untuk memilih angka yang masuk akal. Pastikan nominalnya pas. Setelah itu, periksa apakah dana kas kecil tersebut mencukup kebutuhan selama periode waktu yang sudah ditentukan. Apabila sudah tepat, kamu bisa pisahkan dana tersebut untuk dana darurat.

Tentukan Jumlah Pengeluaran yang Diperbolehkan

Perusahaan perlu membuat aturan jelas tentang apa saja yang bisa dan tidak bisa dibeli menggunakan dana Petty Cash. Ini penting supaya uang kas kecil tidak digunakan untuk hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

Sebab, sedari awal Petty cash memang digunakan untuk membeli kebutuhan-kebutuhan skala kecil yang mendadak. Akan tapi, selalu ingat bahwa penggunaan uang kas kecil harus sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan.

Verifikasi dan Persetujuan Pengeluaran

Sebelum menggunakan dana Petty Cash, ada baiknya untuk menyusun rencana pengeluaran dananya dan ajukan ke orang yang bertanggung jawab mengelola Petty Cash. Karena mereka perlu memeriksa dan memastikan bahwa apa yang kamu rencanakan itu penting dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Mereka akan memberikan tanda tangan mereka sebagai tanda persetujuan. Ini seperti memberi lampu hijau untuk kamu lanjutkan pembelianmu.

Proses ini penting supaya menghindari kemungkinan dana kas kecil digunakan untuk hal-hal yang sebenarnya tidak terlalu penting atau bahkan nggak sesuai aturan. Jadi, semuanya jadi lebih terkontrol!

Simpan Semua Dokumen dan Bukti Transaksi

Penting untuk selalu menyimpan bukti setiap kali ada transaksi yang menggunakan dana kas kecil. Meski sebenarnya, arus biaya di kas kecil tidak terlalu berpengaruh ke pengeluaran perusahaan. Akan tetapi, jika tidak disupervisi dengan benar, ini bisa jadi celah kalau dananya digunakan tidak sesuai dengan aturan yang ada.

Sehingga, setiap karyawan harus punya tanggung jawab untuk mencatat semua transaksi kas kecil, termasuk menyimpan semua struk atau kwitansi. Selalu pastikan bahwa catatan ini harus lengkap, mulai dari item yang dibeli, waktu pembelian, sampai dengan berapa jumlah yang dikeluarkan.

Serta jangan sampe lupa, evaluasi keuangan itu harus selalu rutin dilakukan supaya semuanya tetap on track!

Penutup

Petty cash adalah kas kecil yang dialokasikan perusahaan untuk keperluan mendadak dan darurat. Meski prosesnya cukup cepat, namun pencatatan transaksi di Petty Cash harus dilakukan dengan rapi. Tentunya, dengan memiliki Petty Cash dapat memudahkan perusahaan. Jangan lupa ikuti Wesclic di Instagram dan pantau selalu blog Wesclic untuk dapatkan info terbaru di dunia bisnis dan teknologi!